Orientering om behandling af personoplysninger til elever (og forældre til elever under 18 år)

Orientering om behandling af personoplysninger til elever (og forældre til elever under 18 år)

Orientering om behandling af personoplysninger til elever (og forældre til elever under 18 år)

Næstved Gymnasium og HF (NGH) indsamler personoplysninger, så skolen kan overholde pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, herunder bl.a. holdsætte dig, undervise dig, administrere dit fravær, kan modtage SU og at du kan indstilles til eksamen.

Som led i din uddannelse på NGH indsamler og behandler skolen personoplysninger om dig (og dine værger, hvis du er under 18 år), jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen.

NGH tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig (og dine værger, hvis du er under 18 år), som muligt, ligesom skolen kun foretager en behandling af de personoplysninger, skolen har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Skolen indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at skolen kan overholde pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, herunder identificere dig, holdsætte dig, undervise dig, administrere dit fravær samt for at skolen kan dokumentere, at du fx kan oprykkes til næste klassetrin, kan modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om, eller at du kan indstilles til eksamen.

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning, som du finder en oversigt over nederst i dette dokument.

Disse oplysninger er:

  • Oplysninger om holdsætning, ønsker ifht. studieretning
  • Dit foto (udelukkende til intern visning på Lectio med mindre du giver samtykke til offentliggørelse)
  • Individuelle aftaler fx om udlån af PC og bøger til dig
  • Oplysninger om dine faglige resultater og standpunkt
  • Oplysninger om din deltagelse i prøver og eksamen
  • Oplysninger om dit fravær og fraværsgrunde

 

NGH behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

  • Oplysninger om din og dine værgers adgange til og trafik i de it-systemer, I er brugeroprettet i, idet der som led i skolens systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og –adfærd i skolens it-systemer, fx i Lectio og på skolens netværk, fx som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang.
  • Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning.
  • Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine værgers køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine værger, fx hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold, hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler eller skolen har mistanke om snyd til prøver eller eksamen, hvis du aflægger ordblindetest, hvis du skal på studietur (i så fald skal du (og evt. også dine værger) aflevere paskopi), eller hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager skolen også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du har samtykket til det:

  • Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, fx på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer
  • Registrering af følsomme[2] personoplysninger om dig som led i studievejledning, hvis det ikke sker til brug for fx ansøgning om fx SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen

Du (og dine værger, hvis du er under 18 år) giver dit samtykke en af de første dage på skolen. Din besvarelse af samtykkeblanketten er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykket. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med virkning for fremtiden samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt.

 

Videregivelse

NGH videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole. 

Modtagere af dine oplysninger kan da være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide samt Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

 

Dine rettigheder (og dine værger, hvis du er under 18 år)

Retten til indsigt: Du (eller dine værger) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger skolen behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe skolen opbevarer personoplysningerne, hvor oplysningerne er fra (hvis skolen ikke har modtaget dem fra jer), hvem skolen evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, skolen evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives enten ved at skolen udleverer en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at skolen beder dig/jer om selv at logge med jeres brugeradgang ind i et it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Du (eller dine værger) kan gøre indsigelse mod skolens behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for NGH’s legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du (eller dine værger) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du (eller dine værger) har ret til at få begrænset skolens behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Skolen opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til NGH’s dokumentation for administration af dine skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler. Følgende oplysninger om dig slettes efter 10 år: oplysninger om sanktioner. Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Dine værgers personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at skolen stadig må kontakte dine værger ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer skolen dine værgers personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine værgers indkomst eller øvrige forhold, opbevarer skolen dem indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til skolen til visse behandlinger, ophører skolen fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan skolen have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, skolen måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil skolen gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, skolen er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Skolen kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.   

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine værger) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Skolen vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis skolen ikke umiddelbart er enige, giver skolen en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

 

Formalia

NGH er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, skolen har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine værger) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på følgende mailadresse skolen@naestved-gym.dk eller telefonnummer 55 72 06 76.

Klageadgang

NGH’s behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

 

Hjemlen til behandling af dine og dine værgers personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen efter den 1. august 2017:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen før den 1. august 2017:

 

Brug af NGH’s netværk samt sikker kommunikation med os om din skolegang

Som led i din skolegang vil du (og dine værger indtil du fylder 18 år) få adgang til nogle af skolens it-systemer og undervisningsnetværk.

Vores retningslinjer om hvad skolens it-systemer og netværk må bruges til, hvordan du beskytter dine egne personoplysninger som led i fx brug af apps i undervisningen samt hvordan du må bruge andres (fx dine kammeraters) personoplysninger, finder du i Studie- og ordensregler for Næstved Gymnasium og HF, som du skal læse og kvittere for læsning af.

 

[1] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

[2] Følsomme personoplysninger er oplysninger om bl.a. politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsdiagnoser, etnisk oprindelige eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering